Zakresem stosowania GPSR objęte są produkty konsumpcyjne (przeznaczone i nabywane przez konsumentów), które udostępnia się na rynku, w zakresie, w jakim prawo Unii Europejskiej nie zawiera mających taki sam cel przepisów szczególnych, które regulują bezpieczeństwo tych produktów. W przypadku, gdy produkty podlegają szczególnym wymaganiom związanym z bezpieczeństwem nałożonym przez prawo Unii Europejskiej – tzw. unijne prawodawstwo zharmonizowane (np. określające wymagania bezpieczeństwa dla zabawek, wyrobów budowlanych, wyrobów medycznych czy wyrobów kosmetycznych), GPSR ma zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do aspektów i ryzyk lub kategorii ryzyk nieobjętych tymi wymaganiami.

Jednocześnie GPSR ma zastosowanie do produktów konsumpcyjnych udostępnianych na rynku, niezależnie od tego, czy są nowe, używane, naprawione lub odnowione. Jednak nie ma zastosowania do produktów wymagających naprawy lub odnowienia przed użyciem, w przypadku gdy produkty te noszą wyraźne oznaczenie, że wymagają naprawy lub odnowienia przed użyciem.

Co do zasady produkty przeznaczone do użytku przez profesjonalistów, a nie konsumentów, nie podlegają wymaganiom określonym w rozporządzeniu, ale jeżeli na późniejszym etapie trafią na rynek konsumencki, powinny spełniać ogólne wymagania bezpieczeństwa, gdyż inaczej mogłyby stwarzać ryzyko dla zdrowia lub życia konsumentów podczas stosowania w dających się racjonalnie przewidzieć warunkach. Wtedy udostępniające je, podmiot odpowiedzialny powinien zminimalizować ryzyko do akceptowalnego poziomu, np. poprzez dołączenie stosownych instrukcji lub ostrzeżeń.

Podstawowym obowiązkiem każdego podmiotu gospodarczego jest udostępnianie na rynku wyłącznie produktów bezpiecznych i spełniających obowiązujące wymagania unijne i krajowe, w tym rozporządzenia GPSR, bez względu na to jaką metodą zostały wyprodukowane lub w jakiej liczbie egzemplarzy.

„Produkt bezpieczny” w rozumieniu GPSR oznacza każdy produkt, który w zwykłych lub dających się racjonalnie przewidzieć warunkach używania, nie stwarza jakiegokolwiek ryzyka lub jedynie minimalne, akceptowalne ryzyko, wynikające z jego używania, a odpowiadające wysokiemu poziomowi ochrony zdrowia i bezpieczeństwa konsumentów.

Podczas oceny, czy produkt jest produktem bezpiecznym, uwzględnia się w szczególności:

• właściwości produktu, w tym jego projekt, parametry techniczne, skład, opakowanie, instrukcję montażu oraz, w stosownych przypadkach, inne instrukcje (np. instalacji, konserwacji, utylizacji), a także inne wskazówki lub informacje na temat produktu (np. ostrzeżenia i instrukcje jego bezpiecznego używania, zalecenia wiekowe użytkowników);
• kategorie konsumentów używających produktu, w szczególności poprzez ocenę ryzyka dla konsumentów podatnych na zagrożenia, takich jak dzieci, osoby starsze i osoby z niepełnosprawnościami, a także wpływ różnic wynikających z płci na zdrowie i bezpieczeństwo;
• wygląd produktu, jeżeli mógłby on skłonić konsumentów do używania produktu w sposób inny niż ten, dla którego został on zaprojektowany, a w szczególności w przypadku, gdy produkt, który nie jest żywnością, przypomina ją, i można by go z nią pomylić ze względu na kształt, zapach, kolor, wygląd, opakowanie, oznakowanie, objętość, wielkość lub inne właściwości lub cechy produktu, który choć nie został zaprojektowany ani nie jest przeznaczony do użytku przez dzieci, mógłby być przez nie używany albo przypomina przedmiot powszechnie uznawany za atrakcyjny dla dzieci, ze względu na sposób jego zaprojektowania, opakowanie lub właściwości;
• gdy wymaga tego charakter produktu – odpowiednie właściwości cyberbezpieczeństwa niezbędne do ochrony produktu przed wpływami zewnętrznymi, w tym działających w złej wierze osób trzecich, w przypadku gdy taki wpływ mógłby oddziaływać na bezpieczeństwo produktu;
• oddziaływanie na inne produkty, w tym wzajemne połączenie tych produktów;
• gdy wymaga tego charakter produktu – ewoluujące, uczące się i predykcyjne funkcje produktu.

Dodatkowymi elementami branym pod uwagę przy ocenie poziomu bezpieczeństwa produktu są normy europejskie, międzynarodowe lub krajowe, umowy międzynarodowe, zalecenia Komisji lub wytyczne dotyczące oceny bezpieczeństwa produktu, aktualny stan wiedzy i technologii, obowiązujące w danym sektorze kodeksy dobrej praktyki w odniesieniu do bezpieczeństwa produktów oraz uzasadnione oczekiwania konsumentów w odniesieniu do bezpieczeństwa.

Informacje dotyczące identyfikacji produktu i podmiotów gospodarczych odpowiedzialnych za bezpieczeństwo produktu, a także instrukcje oraz informacje dotyczące bezpieczeństwa produktu mogą być podane w formie kodu QR jedynie dodatkowo. Podstawą są informacje naniesione na produkt, na jego opakowanie albo dołączone do niego, jeśli rozmiar produktu lub opakowania nie pozwala na ich zamieszczenie.

Adres elektroniczny to adres poczty e-mail, ewentualnie inny kanał komunikacji (np. formularz kontaktowy na stronie internetowej), pod warunkiem, że zapewni on konsumentowi możliwość rzeczywistego kontaktu z podmiotem gospodarczym w celu skorzystania z uprawnień. Nie jest nim natomiast sam adres statycznej strony internetowej.

Produkty wprowadzone do obrotu przed 13 grudnia 2024 r. mogą być udostępniane konsumentom aż do wyczerpania zapasów, pod warunkiem, że spełniają dotychczasowe wymagania bezpieczeństwa (określone w uchylonej dyrektywie 2001/95/WE).

W ofercie produktu udostępnianego przez internet lub w inny sposób na odległość, powinny znaleźć się co najmniej:

• oznaczenie (identyfikacja) producenta (imię i nazwisko lub nazwa, zarejestrowana nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy producenta oraz adres pocztowy i elektroniczny, pod którym można się z nim skontaktować);
• oznaczenie (identyfikacja) podmiotu odpowiedzialnego za produkt na terenie UE (imię i nazwisko lub nazwa, adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej – w przypadku gdy producent nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Unii);
• identyfikacja produktu, w tym jego obraz, rodzaj, a także inne identyfikatory produktu (np. model, typ, seria, ale także opis lub dane techniczne);
• wszelkie ostrzeżenia lub informacje na temat bezpieczeństwa produktu w języku polskim (jeśli produkt jest udostępniany na innych rynkach niż polski – także w języku łatwo zrozumiałym dla konsumentów, określonym przez państwo członkowskie, na rynku którego produkt jest udostępniany).

Wymagania te dotyczą wszystkich produktów, niezależnie od tego, czy podlegają wymaganiom rozporządzenia GPSR, czy wymaganiom szczególnym ustanowionym w unijnym prawodawstwie sektorowym.

Obowiązkowo powinny być umieszczone dane producenta, którego siedziba znajduje się poza terytorium UE oraz dane importera. Jeżeli nie jest możliwe naniesienie tych danych na opakowaniu lub bezpośrednio na produkcie, dane te powinny znaleźć się w dołączonym do produktu dokumencie. Dodatkowe etykiety importera nie powinny utrudniać odczytania informacji umieszczonych na etykiecie przez producenta ani w jakikolwiek sposób ich zmieniać.

Komisja Europejska prowadzi portal Safety Gate (d. unijny system RAPEX), gdzie publikuje w każdy piątek alerty na temat produktów niebezpiecznych zidentyfikowanych na terenie Unii Europejskiej (zarówno przez organy nadzoru rynku, jak i same podmioty gospodarcze –w ramach ogłaszanych przez nie dobrowolnych kampanii naprawczych) – https://ec.europa.eu/safety-gate-alerts/screen/search?resetSearch=true (strona dostępna w jęz. polskim).

Komisja prowadzi portal Safety Gate, zapewniający opinii publicznej nieodpłatny i otwarty dostęp do wybranych informacji o produktach niebezpiecznych zgłoszonych przez uprawnione organy nadzoru rynku państw członkowskich. Częścią tego portalu jest platforma Consumer Safety Gateway umożliwiająca konsumentom zgłaszanie produktów, zakupionych online lub stacjonarnie na jednolitym rynku UE (obejmującym państwa członkowskie UE oraz Islandię, Norwegię i Liechtenstein), które są niebezpieczne i mogły spowodować wypadek, mimo że były używane w normalnych, przewidywalnych warunkach. Zgłoszenia o wypadkach są poprzez ten portal przekazywane odpowiedzialnemu krajowemu organowi nadzoru rynku. Za pomocą tego narzędzia nie można zgłaszać wypadków związanych z produktami żywnościowymi, lekami ani produktami medycznymi.

Konsument, który chciałby zgłosić sprawę poprzez ten portal musi najpierw zarejestrować się (utworzyć konto) w systemie weryfikacji Komisji Europejskiej – (tzw. European Commission Authentication Service). Po kliknięciu na przycisk „Pierwsze kroki” na stronie https://webgate.ec.europa.eu/consumer-safety-gateway/screen/public/home, system prowadzi konsumenta przez proces rejestracji.